カイゼン

大事な多数のファイルの更新履歴を管理する

仕事でよく、「エクセルのファイルが開けない!」とか、「アクセスが壊れた!」

という相談をされます。outlookのファイルなら単純構成なので修復できるんですが、

これらはOfficeの修復機能以上の回復はまず難しいです。

修復会社に何十万も払うのであれば、作り直した方が安いですしね。

 

ハードディスク、ファイルの破損の対応をした後にはたいていバックアップ環境の

導入を行なっていただいています。

外付けのハードディスクがあれば、それとDVD-Rへの退避を組み合わせれば

十分にOSだけの機能で環境が作れます。

これは定期的なバックアップです。

 

できれば日々の作業の更新をほぼリアルタイムに管理したいですよね。

 

例えば、午前中に作ったエクセルを色々いじってたら、翌日になってみて

なんかおかしい。。。でももう元に戻せない。。。みたいな経験を誰でもされていると

思います。

ファイル名に「○○○20110120.xls」とかつけて、バックアップを作るだけでも全然OKです。

 

ただ、管理するファイルが大量になると、バックアップをしてても問題が出てきます。

 ・ついついバックアップを同じ名前で作って、ほしいデータが残っていなかった。

 ・いくつかのファイルを連携させていて、バックアップから戻したら上手く動かなくなった。

 ・違うバックアップから最新のファイルを上書きしてしまった。

 ・そのバックアップの中身が何なのか、中身が分からなくなった。

 などなど。

 

そういう問題を解消するために、バージョン管理ソフトがあります。

(開発の仕事をしていると、無数のファイルを複数の人で扱うため、必須になってくるため、

まず開発者は導入していると思います。)

最近はGoogleドキュメントなんかでも版の管理をしてくれますよね。ファイル数が少なく、

単純な文書や表ならそれでもOK。

 

かゆい所に手が届くバージョン管理ソフト

自社や自宅内の環境で、高度な管理をしたい場合にはTortoiseSVN(トータスSVN)のような

バージョン管理ソフトが重宝します(Windows環境用です)。

指定したフォルダ配下のファイルのバックアップを、更新履歴と共に保存できます。

バックアップとの比較、バックアップで上書きしたファイルを再び元に戻すなんてことも可能です。

要は、フォルダ配下で起きたことを(記録したタイミング毎に)全て覚えててくれます。

 

実際にはTortoiseSVNはファイルを監視する子分で、ファイルの保存、バージョンの管理をする

親分が必要です。WEBサーバを構築して、Subversion(サブバージョン)というバージョン管理

プログラムを動作させ・・・。みたいなことが必要になります。

 

なんだ、やっぱり手間とお金がかかりそう。。。という方には

Windows環境でその親分を簡単に導入できるものがあります。

 

TracLightning

TracLightning(トラックライトニング)というものです。

WEBサーバ、Subversion、そしてプロジェクト管理用のTrac(トラック)というものを1まとめにして

Windows用にインストールできるものです。

 

TracLightningとTortoiseSVNがあれば、それら環境が無料で構築できます。

 

トータルのメリットとしては、

 ・いつ、誰が、どのファイルを何のために更新したか分かる。

 ・消してしまったファイルを復活する。

 ・ファイルの変更内容(差分)を確認する(Excelの表の変更箇所も基本的には分かる)。

 ・古いファイルで上書きしてしまった!=>更新の度に記録が残るので、1つ前に戻せます。

 ・特定のフォルダで記録の操作をすると、配下のフォルダ全体の記録が1発で残せます。

 

ここまでできれば、大事なファイルを消してしまって泣くことも少なくなりますよね。

(私、卒論と修論のファイルをそれぞれ大事な時期に消してしまった経験があります)

 

パソコンに詳しい人なら問題なく導入できると思いますが、多少利用する際のコツや、

Subversionでの版管理の概念みたいなものを把握しておく必要があります。

 

実際のところ、お客様に導入するときはTortoisSVNから面倒な機能を省いたような

画面を製作して提供することもあります。

「○○経理ファイル管理ツール」みたいな感じのものを作ってます。

 

SOHOから大規模開発まで、予算に合わせて導入の補助をさせていただきます。

 

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